Pencatatan masih manual
SO dan TTB dicatat di Excel atau buku. Satu salah ketik menyebar ke stok dan laporan, dan mencari kesalahannya makan waktu.
Sistem Informasi Kantor
Laporan Surat Order (SO) & Tanda Terima Barang (TTB), stok, dan multi-cabang
01
Masalah yang diselesaikan
Data antar cabang tidak terlihat
Tiap cabang punya catatan sendiri. Pimpinan baru tahu kondisi sebenarnya setelah semua rekap dikirim dan digabung manual.
Sistem lama tidak bisa dilanjutkan
Sistem yang dipakai sekarang terikat pada satu pihak, sulit dikembangkan, dan datanya tidak bisa diakses bebas. Data perlu dibawa ke sistem baru.
02
Apa yang dibangun
Satu sistem berbasis web, diakses dari browser kantor maupun HP, dipasang di server sendiri sehingga data sepenuhnya milik kantor.
Operasional harian
- Input dan pencarian Surat Order
- Input Tanda Terima Barang & kiriman
- Stok berjalan: masuk, keluar, saldo
- Master data: barang, pelanggan, supplier
Untuk pimpinan
- Dashboard ringkas: penjualan, stok, perbandingan cabang
- Laporan siap ekspor ke Excel & PDF
- Hak akses: staf input, manajer, pimpinan
- Backup data otomatis
03
Lingkup pekerjaan & harga
Dikerjakan bertahap. Fase 1 dulu — setelah dipakai dan terbukti berguna, baru ditambah. Ini cara paling aman untuk kedua pihak.
Fase 1 — Versi awal — mulai dari sini
30–40 hari kerja (6–10 minggu sambil kerja paralel)Rp 10 juta
belum termasuk server & domain
Termasuk
- Login & hak akses dasar (admin, staf, manajer)
- Master data: barang, pelanggan, supplier
- Input & kelola Surat Order (SO)
- Input & kelola Tanda Terima Barang (TTB)
- Stok sederhana (masuk, keluar, saldo berjalan)
- Laporan + ekspor Excel/PDF
- Dashboard ringkas (penjualan, stok, cabang)
- Siap multi-cabang: satu sistem, data per cabang terpisah
- Fitur backup data otomatis
- Pelatihan pemakaian untuk staf + panduan tertulis
Belum termasuk
- Modul keuangan & akuntansi (jurnal, COA, neraca)
- Alur persetujuan berjenjang (approval multi-level)
- Integrasi WhatsApp, pembayaran, atau mesin cetak
- Aplikasi mobile khusus (tampilan HP tetap rapi, tapi bukan app)
- Migrasi data penuh dari sistem lama (ditawarkan terpisah)
Fase 2 — Setelah Fase 1 dipakai 1–2 bulan
8–14 mingguRp 15 juta
belum termasuk server & domain
Termasuk
- Alur persetujuan SO/TTB sebelum diproses
- Stok penuh & multi-lokasi/gudang
- Cetak dokumen resmi (SO, TTB, surat jalan)
- Jejak audit (siapa mengubah apa, kapan)
- Hak akses rinci per peran & per cabang
- Laporan lanjutan: per cabang, per pelanggan, per periode
Belum termasuk
- Modul akuntansi penuh
- Integrasi pihak ketiga (dihitung per integrasi)
Fase 3 — Opsional — kalau sistem sudah jadi tulang punggung
8–12 mingguRp 20 juta
belum termasuk server & domain
Termasuk
- Modul keuangan & akuntansi (COA, jurnal, laporan keuangan)
- Pembelian & hutang-piutang
- Laporan analitik & ringkasan otomatis ke pimpinan
Belum termasuk
- Integrasi WhatsApp / aplikasi akuntansi / pembayaran — dihitung terpisah per integrasi
- Biaya pihak ketiga (WA API, OTP, SMS) ditanggung klien
Angka di atas berlaku setelah lingkup Fase 1 disepakati tertulis. Selama daftar modul belum dikunci, harga masih berupa kisaran.
04
Biaya berulang
Ditagih terpisah dari biaya pembuatan, dan transparan sejak awal.
| Pos | Perkiraan | Keterangan |
|---|---|---|
| Server (VPS) + backup harian | Rp 1,5 juta/tahun | sudah termasuk pengawasan uptime |
| Domain + sertifikat SSL | Rp 200 rb – 1 juta/tahun | perpanjangan tahunan |
| Perawatan & perbaikan bug (opsional) | Rp 1,5 – 3 juta/bulan | garansi 30–60 hari sudah termasuk |
| Fitur tambahan | dihitung per hari kerja | disetujui dulu sebelum dikerjakan |
Alternatif: sistem berlangganan
Rp 8 juta di awal + Rp 1,5 – 2 juta/bulan
- Tidak perlu membeli putus — sistem tetap dirawat dan diperbarui
- Server, backup, dan pembaruan keamanan termasuk di dalamnya
- Perbaikan bug dan penyesuaian kecil dikerjakan tanpa biaya tambahan
- Cocok kalau sistem ini dipakai harian dan akan berkembang
05
Jadwal pengerjaan
06
Syarat kerja sama
Ditulis supaya jelas sejak awal — ini yang menjaga proyek tetap lancar dan hubungan tetap baik.
- Uang muka 40% — sebelum pekerjaan dimulai, sebagai tanda keseriusan kedua pihak
- Termin 30% + 30% — saat demo versi awal disetujui, dan saat uji terima selesai
- Garansi 30–60 hari — perbaikan bug tanpa biaya (bug, bukan fitur baru)
- Perubahan lingkup = hitungan terpisah — disetujui lewat WA dulu sebelum dikerjakan
- Batas 2 putaran revisi desain — supaya jadwal tidak mundur tanpa ujung
- Kode menjadi milik klien setelah pelunasan penuh — termasuk akses server dan dokumentasi
- Lingkup tertulis disetujui tertulis — kesepakatan lewat WA sudah cukup, tidak perlu notaris
07
Yang perlu disiapkan dari pihak kantor
Jawaban atas delapan hal ini menentukan bentuk akhir sistem dan harga pastinya.
- 01 Sekarang pencatatan SO & TTB dipakai pakai apa? Excel, buku, atau aplikasi lama?
- 02 Siapa saja yang akan memakai, dan berapa orang? (staf input, atasan, pemilik)
- 03 Laporan apa yang dibaca tiap hari/minggu, selain SO dan TTB?
- 04 Kira-kira berapa transaksi per bulan? (puluhan, ratusan, ribuan)
- 05 Apakah SO/TTB perlu disetujui atasan sebelum diproses?
- 06 Perlu integrasi ke WhatsApp, aplikasi akuntansi, atau pembayaran?
- 07 Sistem lama dipegang siapa, dan siapa yang berwenang memberi izin ekspor data?
- 08 Satu orang penanggung jawab keputusan dari pihak kantor — siapa?
Catatan soal data lama
Pemindahan data dari sistem lama memerlukan izin tertulis dari pemilik data (pihak yang berhak atas sistem lama). Data hanya akan dipindahkan setelah izin itu ada, supaya tidak ada masalah di kemudian hari.
Langkah berikutnya
Langkah 1
Bahas lingkup
Kita bicarakan 8 pertanyaan di atas, lalu saya rangkum jadi dokumen lingkup Fase 1.
Langkah 2
Setujui tertulis
Cukup balas "setuju" lewat WhatsApp atas dokumen lingkup dan harga.
Langkah 3
Uang muka & mulai
Uang muka 40%, pekerjaan dimulai minggu berikutnya.